Beholdning af materialer har før taget op til en tredjedel af
medarbejdertiden for personalet på Århus Kommunes Biblioteker. For
at optimere driftsbudgetterne og forbedre servicen over for lånerne
begyndte man tilbage i efteråret 2013 at arbejde med en intelligent
styring af materialer, som vedrører både lager- og logistikføringen
på bibliotekerne.
Intelligent materialestyring
Løsningen, der hedder Intelligent Materialestyring (IMS), er
udviklet af Lyngsoe Systems, som er leverandør af
logistikløsninger, blandt andet Warehouse Management, Asset
Management, sporbarhed og RFID, et system der sporer varer
intelligent. Med IMS har Århus Kommunes Biblioteker blandt andet
fået et bedre overblik over, hvor udlånsmaterialerne befinder sig,
hvilket sikrer et bedre materiale-flow og en bedre service:
– Det er blandt andet blevet væsentlig nemmere at fremfinde
materialer. Tidligere når en bog blev afleveret og dermed blev
tilgængelig for andre brugere, vidste vi ikke, hvor på biblioteket
materialet befandt sig. Via en liste på smartphonen ved vi nu
præcist, hvor materialet er. Det frigiver en masse tid for
medarbejderne, og samtidig slipper brugerne for at gå forgæves,
siger Britta Bitsch, specialkonsulent ved Århus Kommunes
Biblioteker.
Århus Kommunes Biblioteker har siden indførelsen af systemet
opnået en besparelse af tid i forhold til materialehåndtering på
15,7 %. Systemet, der ligeledes blev indført på Københavns
Biblioteker, omfatter også løsningen flydende materialebestand,
hvilket har givet større fornyelse i materialerne på de forskellige
biblioteker og en hurtigere ekspeditionstid i forbindelse med
reservationer.
Aalborg Biblioteker vil også være med
Århus Kommunes Biblioteker holdte for nyligt et oplæg på
konferencen Logistikkens Dag i Aalborg Kongres & Kultur Center,
der blev afholdt af SmartLog, som er et af de førende
logistiknetværk i Danmark. Her kunne Århus Kommunes Biblioteker
inspirere andre virksomheder, og blandt de deltagende sad Aalborg
Biblioteker og spidsede ører. Her er man netop nu gået i gang med
at forberede sig på lignende arbejdsgange:
– Vi vil i løbet af sommeren implementere et tilsvarende
IMS-system, der skal være med til at rationalisere vores
arbejdsgange. Det er især ønsket om en forbedret service over for
brugerne via et bedre overblik over og udnyttelse af vores
materialer, som ligger til grund for den snarlige ibrugtagning af
systemet, forklarer Kirsten Boelt, leder af biblioteksfagligt
område ved Aalborg Bibliotekerne.
Netværksleder i SmartLog Jens Uggerhøj glæder sig over, at
konferencen har inspireret til “spredning” af løsningen:
– Det er netop SmartLogs formål, at virksomhederne kan komme og
blive inspireret af nogle dem, der gør det rigtig godt, så det er
meget glædeligt at andre virksomheder, der sidder med de samme
udfordringer, tager erfaringerne og løsningerne til sig.
Lyngsoes materialestyringsløsning kan også anvendes i brancher, og
oplægget omkring Århus Kommunes Biblioteker brug af IMS var derfor
interessant for mange af de 130 deltagere på logistik-konferencen,
der alle kommer fra virksomheder, hvor der arbejdes med lager og
logistik. Både Aalborg Biblioteker og Lyngsoe Systems er en del af
SmartLog, der tæller 151 medlemsvirksomheder primært i
Nordjylland
