Nyttige funktioner i Eupry Logger til afvigelseshåndtering

Når man skal håndtere afvigelser i forbindelse med opbevaring under GDP og den Danske Kvalitetsmodel fra IKAS, er der nogle funktioner i Eupry Logger som kan gøre arbejdet nemmere, og som kan hjælpe med at højne kvaliteten af ens arbejde i forbindelse med opbevaringsforhold.

Direkte alarmering og alarmgrænser

Mange afvigelser kan stoppes inden de bliver til reelle afvigelser, hvis man kan få besked om en afvigende temperatur i god tid. Derfor kan det være nyttigt at sætte alarmgrænserne i systemet så man får besked inden der kommer en reel afvigelse.

I Eupry Logger er det muligt at sætte to slags alarmgrænser; gråzone grænser og kritiske grænser.

De kritiske grænser betyder at en enkelt målingen uden for grænserne giver en alarm i systemet, og disse sættes som regel så de følger de acceptable grænser der skal anvendes. Eksempelvis vil meget medicin skulle opbevares ved 2 til 8 grader, hvorfor man kan sætte de kritiske grænser til disse, eller evt udvide dem lidt hvis man har begrundet at de kan udvides.

Det rigtig smarte kommer ved at benytte gråzone grænser, hvilket betyder at man har nogle grænser, hvor temperaturen kan være et bestemt tidsrum (som også kan sættes) uden for grænserne inden der opstår en alarm. Ved at sætte disse en smule smallere (typisk 0.5 til 1 grad), kan man få alarm hvis temperaturen er på vej uden for grænserne, og kan derfor undgå en reel afvigelse, som blot skal kommenteres for at undgå en reel afvigelse, hvilket kræver væsentligt mere arbejde.

Afvigelseshåndtering

Eupry Logger har et afvigelses og kommentar system som kan benyttes til at håndtere afvigelser på en nem og overskuelig måde.

Nedenfor er vist en alarm som den fremstår i Eupry Logger:

Alarmen har været 33 minutter lang, er sket for loggeren Peter og viser at maksimal temperaturen i perioden har været 9,3 grader.

Når personale har fået oprettet en bruger i systemet, er det let for de personer som har rettigheder til dette (baseret på interne underskriftberettigelser) at beskrive at afvigelsen er opdaget, samt hvad der evt skal gøres videre.

Hvis der skal ske yderligere eller afvigelsen kan afsluttes, fungerer beskedsystemet som en tråd hvor alle overvejelser og handlinger kan indskrives. Disse beskeder vil fremgå når der eksporteres rapport for perioden, og dette kan derfor bruges som dokumentation på alle afvigelser i forbindelse med temperaturovervågningen.

Systemet registrerer automatisk af hvem og hvornår der er indtastet beskeder, således at det fremstår præcist hvordan afvigelser er håndteret.

Hvis der er aktiveret 21 CFR Part 11, vil dette yderligere leve op til gældende krav fra FDA på området.

Eksporter rapporter for at finde tendenser i afvigelser

For at få et godt overblik over de afvigelser der har været i en given periode, kan der benyttes eksportfunktionen.

Når der eksporteres skal man blot sikre sig at man har markeret feltet med “Afvigelsesrapport”. Der vil nu i rapporten fremgå alle de beskeder der er skrevet til alarmer, som derfor kan bruges til at skabe sig et overblik over alle afvigelser der har været, for på den måde at få et godt overblik over generelle tendenser i afvigelser.

Når man har et godt overblik over sine afvigelser, kan dette benyttes til at igangsætte handlinger og procedurer som kan minimere risikoen for at der sker afvigelser i fremtiden.

Læs mere om hvordan Euprys løsninger kan effektivisere din dagligdags arbejde med registrering og dokumentation af temperaturer og fugtighed.

Brug for hjælp?

Eupry optimerer organisationers overvågning og dokumentering af temperaturer ved hjælp af IoT (Internet of Things), og er landets førende leverandør af trådløse temperaturloggere til blandt andet danske apoteker.