4 tips til kommunikation, der gør dine ansatte glade

Sponsoreret.

Sådan skaber du god kommunikation på arbejdspladsen, som øger både motivationen og effektiviteten blandt medarbejderne.

En god leder bliver blandt andet målt på, hvor god han/hun er til at tale med og forstå sine medarbejdere, men i en travl hverdag glemmer mange ledere de helt grundlæggende regler for god kommunikation. Resultatet bliver utilfredse medarbejdere og en ineffektiv organisation.

Ifølge Jens Dalgaard, adm. direktør hos kursusvirksomheden TACK International, kan vi dog, med ganske få ændringer i måden vi kommunikerer på, ændre tilfredsheden og effektiviteten blandt vores medarbejdere markant.

Du får her fire råd til god kommunikation, som bygger på TACKs mangeårige erfaring med lederudvikling hos både nationale og internationale virksomheder.

1. Undgå multitasking

De moderne kommunikationsmidler som for eksempel SMS, WhatsApp, Messenger, InMail messagess m.v., er effektive, men de ansporer desværre også til multitasking. Mange ledere, også jeg selv, kan finde på at sende hurtige beskeder, for at udnytte et kort øjebliks ventetid. Det kan være imens man er på vej ombord på et fly, eller venter på det næste møde. Som ledere føler vi måske, at vi med de små, hurtige beskeder holder kontakt til vores medarbejdere. Men i virkeligheden gør vi præcis det modsatte: Vi skaber stress, misforståelser og mistillid hos de ansatte, fordi vi slet ikke har nået at sætte os ind i det, de sidder med.

2. Forbered og tænk frem

Ønsker man som leder at skabe en god kommunikation på arbejdspladsen, kræver det, at man forbereder sig og tænker frem. Pointen er her, at man ikke skal stille spørgsmål, hvis man på forhånd ønsker et bestemt svar. Enhver leder kender sikkert situationen, hvor man ringer hjem til sekretæren i en mødepause og spørger: ”Nå, hvordan går det hele?” Vi havde engang en leder på et kursus, der fortalte, at sekretæren havde svaret ham med følgende: ”Jo tak, Det går ad helvede til! Eller, hvad skal jeg svare? Du skal ikke ringe og forstyrre os, bare fordi du sidder og keder dig”. Det var hårde ord, men sekretæren havde naturligvis ret. Lederen forventede, at hun skulle svare positivt på hans spørgsmål, og han var i virkeligheden slet ikke klar til andre typer af svar. Han havde, med andre ord, hverken forberedt sig eller tænkt frem.

3. Registrer og forstå

Som leder er det ens pligt at sætte sig ind i, hvilke udfordringer de ansatte sidder med, og man bør være motiveret for at løse dem, inden man tager kontakt. Måske kan Søren ikke gøre sin rapport færdig, fordi han sidder og venter på nogle tal fra Signe, men måske kan Signe ikke give ham tallene, fordi hun er i møde hele dagen. Til gengæld ved jeg, som leder, at Carsten også har tallene, der skal bruges. Den slags problemer, svar og løsninger, når jeg aldrig frem til, hvis min kontakt er overfladisk – eller hvis jeg hverken forbereder mig eller tænker frem. I stedet for blot at spørge: ”Hvornår er rapporten færdig?”, skal jeg spørge: ”Hvad mangler du, før du kan gøre din rapport færdig?”.

Samme omtanke skal være til stede hos lederen, når samtalen med medarbejderen er afsluttet. Det handler om at registrere og forstå, hvad der præcis er blevet sagt. Er der tvivlsspørgsmål? Er det hængepartier? Er der brug for at ringe tilbage på et senere tidspunkt for at få klarlagt særlige pointer? Som ledere er vi alt for gode til bare at konkludere og komme videre i dagens arbejde, og vi glemmer derfor det punkt, der nok er det vigtigste for trivslen og effektiviteten på arbejdspladsen, nemlig gem og følg op.

4. Gem og følg op

Hvis vi som ledere har vist interesse for en arbejdsopgave og spurgt ind til problemer og løsninger, så forventer den enkelte medarbejder også, at vi vender tilbage, for at høre mere om opgaven – særligt, når den er afsluttet. Hvis lederen ikke vender interesseret tilbage, så vil medarbejderen uvilkårligt tænkte: ”Nå, min opgave var åbenbart ikke så vigtig alligevel”. Det skaber utilfredshed og i sidste ende ligegyldighed over for arbejdsopgaverne. I medarbejderes øjne bliver lederes indblanding reduceret fra ”interesse” til blot ”kontrol”. Og det er ikke frugtbart.

 Er du som leder opmærksom på ovenstående fire punkter i din daglig dag, er du allerede kommet et rigtig godt stykke ad vejen ift. at kommunikere effektivt og motiverede overfor dine medarbejdere.