Vores rapport viser tydeligt, at beslutninger om kontor ikke længere kan baseres på antagelser om fremmøde, fortæller Kristin Berg.
Kontorer i de nordiske lande bliver i gennemsnit kun udnyttet omkring en tredjedel af tiden. Samtidig er ledigheden i kontormarkedet i flere hovedstæder på sit højeste niveau i årevis. Det skaber en strukturel udfordring for både ejere og lejere: kontorareal, der drives og serviceres som før pandemien, matcher ikke den faktiske efterspørgsel. Resultatet er unødvendige omkostninger, højere energiforbrug og beslutninger baseret på antagelser frem for data.
Den største økonomiske trussel mod virksomheder er ikke hybridarbejde i sig selv, men beslutninger truffet uden et faktuelt grundlag. Når ledelsen mangler præcise data om faktisk tilstedeværelse, opstår der et stille spild: kvadratmeter vedligeholdes “for en sikkerheds skyld”, energi bruges på tomme zoner, og rengøring, drift og services følger rutiner, der ikke matcher den reelle efterspørgsel. Status quo bliver dermed den dyreste strategi, det viser data fra Nordic Workplace Utilization Report 2025 (NWUR), som er udarbejdet af EG.
– Hybridarbejde har ikke gjort kontoret irrelevant, men det har gjort tilstedeværelsen uforudsigelig. Og når tilstedeværelsen er uforudsigelig, bliver det dyrt at belave sig på gætteri. Vores data viser, at mange organisationer stadig planlægger efter myter om spidsbelastning frem for faktiske mønstre. Det er her, omkostningerne opstår – ikke i hybridarbejdet, men i manglen på synlighed, forklarer Kristin Berg, SVP i EG, som står bag rapporten.
Kontorbrug følger faste mønstre – driften gør ikke
Den gennemsnitlige kontorudnyttelse i Norden ligger i dag omkring 30-35 procent, hvilket betyder, at mange organisationer driver deres kontorporteføljer efter en efterspørgsel, der ikke længere eksisterer. Tilstedeværelsen koncentrerer sig midt på ugen, hvor tirsdag og onsdag konsekvent er de travleste dage, mens fremmødet falder frem mod fredag. Data viser en tydelig sæsonrytme med lavere tilstedeværelse i forår- og sommermånederne koblet med en stabil genopretning efter ferien.
På trods af de stabile mønstre planlægges plads, energi og services fortsat ofte, som om kontorerne er jævnt belagt hele ugen. Det betyder, at organisationer opretholder et driftsniveau, der ikke matcher den faktiske anvendelse, og at omkostningerne i praksis følger arealet frem for aktiviteten.
Fra gennemsnit til beslutning kræver dokumenteret indsigt
En gennemsnitlig udnyttelse omkring en tredjedel giver et vigtigt pejlemærke, men fortæller ikke hele historien. Data viser betydelige forskelle mellem bygninger, etager og rumtyper – påvirket af arbejdsrytmer, teamsamarbejde og den fysiske indretning. Uden præcis og løbende måling risikerer organisationer at justere porteføljen på et for groft grundlag. Det er først med detaljeret tilstedeværelsesdata, at beslutninger om drift og areal kan træffes med sikkerhed.
– Når udnyttelsen i gennemsnit kun ligger på omkring en tredjedel, er det afgørende at forstå, hvordan den fordeler sig i praksis. Uden detaljeret indsigt risikerer organisationer at træffe beslutninger på et for løst grundlag. Arealstrategi bør baseres på dokumenteret brug – ikke antagelser, siger Kristin Berg.
Når organisationer fortsat planlægger efter historiske spidsbelastninger, opstår der en skævhed mellem efterspørgsel og drift. Tomme områder bliver stadig opvarmet og rengjort, og service- og energiniveauer følger gamle mønstre frem for reelt behov.
Et marked i bevægelse kræver nye beslutninger
Samtidig med at kontorer i gennemsnit kun udnyttes omkring en tredjedel af tiden, ligger ledighedsgraden i Stockholm, Oslo, Helsinki og København på de højeste niveauer i årevis. Det peger på en varig forskydning i efterspørgslen.
Konsekvensen er sjældent én stor udgift, men mange små ineffektiviteter, der akkumulerer over tid. Underudnyttede kvadratmeter betyder unødvendigt energiforbrug, højere driftsomkostninger og en arbejdspladsoplevelse, der ikke matcher den faktiske tilstedeværelse. Samtidig bliver det vanskeligere for ledelsen at træffe sikre beslutninger om investeringer og arealbehov, når både markedet og brugsmønstrene har ændret sig.
– Vores rapport viser tydeligt, at beslutninger om kontor ikke længere kan baseres på antagelser om fremmøde. Det handler ikke om at få flere tilbage på kontoret, men om at sikre, at arealer, drift og investeringer afspejler den faktiske brug. I et marked med højere fysisk fravær bliver arealstrategi en ledelsesdisciplin, ikke blot en driftsopgave, afslutter Kristin Berg.
Det fysiske kontor er ikke længere en selvfølge, men en strategisk ressource. Organisationer, der måler og handler på faktisk brug, kan reducere spild og træffe mere sikre beslutninger. De øvrige risikerer at lade ”plejer”, vaner og gammel historik styre fremtidens investeringer.
