Siemens – Tips til ”Online Software Delivery”
Ændring af e-mailadresse samt tilføjelse af nyt ordrenummer på en kontrakt – og hvad med at få tilsendt en e-mail, når det er tid til at opdatere disse oplysninger?
Kontraktændring
Er du klar over at du selv kan ændre en e-mailadresse på en kontrakt samt tilføje et eget ordrenummer? Som Consignee (modtager) har du rettigheder til det.
Sådan ændrer du en kontrakt
Start Contract Manageren, og find den kontrakt, du vil editere i. Vælg „edit“, hvorefter du får adgang til de felter, du kan editere. Du kan også overføre én/flere kontrakter til Excel, og dermed får du et komplet overblik over alle de kontrakter, der findes på det pågældende kundenummer.
Afsnittet „Purchaser“ er der, hvor du kan vælge, hvilken e-mail og adresse en given regning skal sendes til. I afsnittet Consignee kan du opdatere en given e-mailadresse. Det kan også være en anden leveringsadresse, hvor softwaren skal modtages på. Men vigtigst af alt er det, at du kan ændre e-mailadressen. Vi anbefaler, at du benytter en fælles e-mailadresse, så softwaren/opdateringen kan hentes af flere. Husk, at du kun kan hente licensen én gang. Når du har hentet den, kan den flyttes til andre enheder via et USB-stik.
I afsnittet „Other“ kan du påføres dit eget ordrenummer, som skal benyttes i forbindelse med faktureringen. Det er altså dig selv, der kan/skal gøre dette.
Advisering om de enkelte kontrakter
Der er nu mulighed for, at du selv kan definere en „Reminder“. På den måde kan du editere din egen e-mail, der bliver sendt på et foruddefineret tidspunkt til en eller flere forudvalgte e-mailadresser. Det kan du fx benytte til at blive opmærksom på, at det benyttede ordrenummer skal opdateres. Gå ind under feltet „Edit Reminder“. Her kan du editere dine egne tekster, der bliver benyttet i de e-mails, der sendes ud.
1. Antallet af uger, før kontrakten bliver fornyet. Intervallet kan stilles mellem én uge og op til 24 uger før kontraktudløb. Default er den sat til 16 uger. Hvis en kontrakt skal opsiges, skal det ske senest tre måneder før udløb, og ellers bliver den automatisk fornyet.
2. Skal denne advisering gentages årligt eller kun en enkelt gang? Og hvornår bliver mailen afsendt?
3. Tekstoverskriften i mailen: Her kan du editere din egen tekst, fx tilføje en kontaktperson samt kontrakt-nr.
4. Mere dybdegående tekst: Det kan evt. være en information om, hvem der skal kontaktes for at få et nyt ordrenummer.
5. Hvem skal modtage disse remindere? Purchaseren, Consignee. Der er samtidig mulighed for at påføre én yderligere modtager.
Reminder
Når denne e-mailreminder bliver sendt, bliver der vist en status i „Contract Manageren“. Mailen med den pågældende „reminder“ samt de editerede tekster bliver sendt til den eller de valgte e-mailadresser.
Hvordan kan du hente en software og en licens?
Download af software samt hentning af licens sker via Automation License Manageren (ALM) og kræver, at du logger ind som Consignee via den tilsendte e-mail. Dette link åbner automatisk ALM’en og viser de softwarepakker og -opdateringer, som er tilsendt.
Brug det login, du har fået, og vælg fanen Consignee. Nu ser du de tilgængelige softwarepakker og -licenser.
Certificate of License/Contract
Her ser du, hvilke softwarepakker eller kontrakter, du har ejerskab over. Husk at hente disse certifikater til din egen PC (netværk). Hvis en e-mailadresse bliver inaktiv/opsagt, er det ikke længere muligt at hente disse certifikater. Så derfor: Sørg for at oprette en fælles e-mailadresse!
